مساعد إداري

يقدم المساعد الإداري الدعم الإداري والكتابي اللازم لضمان سير العمل بكفاءة داخل المنظمة. كما يدعم فرق العلاقات العامة والبرامج من خلال إدارة المهام اليومية، وتنظيم الوثائق، وتسهيل التواصل بين الأقسام المختلفة.

المسؤوليات

• تقديم الدعم الإداري والكتابي العام للمدير المباشر وفريق العمل وبرامج المنظمة
• إدارة المراسلات (البريد الإلكتروني، المكالمات الهاتفية، والكتب الرسمية).
• تنظيم وحفظ الملفات والوثائق (ورقياً وإلكترونياً)
• تنسيق الاجتماعات، إعداد جداول الأعمال، وتدوين محاضر الاجتماعات
• دعم الجوانب اللوجستية للاجتماعات وورش العمل والفعاليات.
• إدارة طلبات القرطاسية ومتابعة المخزون المكتبي.
• المساعدة في إعداد التقارير والعروض التقديمية والمراسلات الرسمية
• ضمان حفظ وأرشفة الوثائق وفق سياسات المنظمة.
• دعم مهام الموارد البشرية مثل حفظ ملفات الموظفين ومتابعة الحضور
• التنسيق مع قسم المالية بخصوص الفواتير والمدفوعات الإدارية البسيطة

المؤهلات

• شهادة بكالوريوس في إدارة الأعمال، العلاقات العامة أو مجال ذي صلة.
• خبرة من 1 إلى 2 سنة في مجال الأعمال الإدارية.
• مهارات تنظيم وإدارة وقت عالية.
• إجادة استخدام برامج Microsoft Office.

المهارات

• خبرة في القطاع الإنساني أو المنظمات غير الحكومية
• إجادة اللغة الإنجليزية
• العمل الجماعي والمرونة والقدرة على التكيف